GEGEVENSBESCHERMING

Algemene informatie

Inleiding

De bescherming van uw persoonlijke rechten tijdens de verwerking van persoonsgegevens is enorm belangrijk voor de bedrijven van MAN Truck & Bus AG. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en in overeenstemming met de wettelijke regels van het land waarin de verwerkingsverantwoordelijke is gevestigd.

Verder verbinden MAN-bedrijven zich ertoe om uitgebreide en uniforme bescherming te bieden van persoonsgegevens via de implementatie van een bindend groepsbeleid. Binnen MAN garandeert dit een wereldwijd beschermingsniveau, dat vergelijkbaar is met dat in Duitsland en de Europese Unie.

Verder zijn onze medewerkers verplicht om de geheimhoudingsplicht na te komen bij de behandeling van persoonsgegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke, contactpersoon en informatie

De verwerkingsverantwoordelijke zoals bepaald door de privacywetgeving is het MAN-bedrijf dat uw gegevens verwerkt in het kader van een bestaande of beginnende contractuele relatie.

Indien u vragen hebt over gegevensbescherming, gelieve dan contact op te nemen met de functionaris/coördinator voor gegevensbescherming binnen het MAN-bedrijf waarmee u een contractuele relatie hebt of aangaat.

De functionarissen/coördinators voor gegevensverwerking bij MAN vindt u hier .

PRIVACY BELEID DERDEN

Preambule

Deze voorwaarden hebben betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door

MAN Truck & Bus NV
Brusselsesteenweg 406 – 1730 Kobbegem

Telefoon : +32 (0)2 453 01 04
Website : www.man.be
Voor privacy gerelateerde kwesties vindt u het contactformulier hier .

Hierna "MAN" genoemd.

Voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en MAN, die er één kan zijn van verkoop, onderhoud, dienst na verkoop, huur/rental etc., (hierna "de Overeenkomst" genoemd), verwerkt MAN noodzakelijk persoonsgegevens van u. Aan de hand van deze gegevens, bent u als persoon identificeerbaar. Deze gegevens worden daarom ook “persoonsgegevens” genoemd. MAN is de verantwoordelijke van deze verwerking.

MAN respecteert uw privacy en zorgt ervoor dat u uw persoonsgegevens aan MAN kunt toevertrouwen. Privacy is belangrijk en dus wilt MAN u via deze voorwaarden informeren over wat er met uw verzamelde persoonsgegevens gebeurt en over welke rechten u hieromtrent beschikt.

MAN kan de informatie die zij over u verzamelt, gebruiken voor nieuwe doeleinden die nog niet voorzien zijn in dit privacy beleid. In dat geval zal MAN u op de hoogte brengen van de wijzigingen aan haar privacy beleid, alvorens uw persoonsgegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden. Hierbij zal u zich kunnen verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor deze nieuwe doeleinden.

1. Wettelijke grondslagen

MAN verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

• Uw toestemming;
• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de Overeenkomst of om op uw verzoek voor de sluiting van de Overeenkomst maatregelen te nemen;
• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de MAN rust;
• De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van MAN als verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer uw belangen of uw grondrechten en fundamentele vrijheden die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen. Deze belangen omvatten, maar zijn niet beperkt tot:
  • Het bestaan van een relevante en passende verhouding tussen de verantwoordelijke voor de verwerking en het data subject;
  • Voorkomen van fraude;
  • Direct marketing;
  • Transfer van gegevens binnen de ondernemingsgroep en voor interne management doeleinden (inclusief persoonsgegevens van klanten en werknemers).

2. Verwerkingsdoeleinden

MAN verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend voor volgende doeleinden:

• Voor de aanbesteding van diensten en materialen, bijvoorbeeld sturen van verzoeken, commerciële beoordeling, controle volledigheid van quotes en het voeren van onderhandelingen;
• Voor de verwerking van bestellingen (materialen en diensten), zoals inschrijven, indienen, zenden en traceren van bestellingen in het systeem;
• Ondersteuning van leveranciers, zoals communicatie aangaande producten en diensten, beantwoorden van bevragingen en verzoeken alsook knelpunt- en risicomanagement;
• Voor het controleren van totale inkoop inzake verkoopcijfers van leveranciers en/of nummers van onderdelen;
• Voor de contactopname in het kader van een afspraak;
• Voor een correcte toegang en gebruik van website en diensten via onze cookiepolicy;
• Voor de beveiliging van onze gebouwen en parkings;
• Om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, meer bepaald compliance met wettelijke bewaartermijnen, verzekeren dat compliance vereisten worden voldaan door interne controles (bijvoorbeeld controle sanctielijsten en witwaspraktijken), opereren van een intern controlesysteem en andere monitoringsystemen teneinde te verzekeren dat businesspraktijken in overeenstemming zijn met relevante voorschriften.

Het verwerken van uw persoonsgegevens door MAN is noodzakelijk voor de optimale uitvoering van bovenstaande activiteiten. MAN zal uw persoonsgegevens enkel voor deze doeleinden verwerken, behoudens uw verdere toestemming.

3. De verzamelde persoonsgegevens

MAN verzamelt uw persoonsgegevens aan de hand van de informatie die u haar verstrekt bij:

• Het aangaan van de Overeenkomst;
• het aanmaken van een account op de website;
• het invullen van het contactformulier op de website;
• het inschrijven op de nieuwsbrief;
• het aanvragen van een offerte;
• het bezoek aan onze gebouwen en parkings.

Persoonsgegevens zijn gegevens die het mogelijk maken de gebruiker te identificeren. In dit geval gaat het onder meer om volgende gegevens:

• Contactgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, …;
• Betalingsgegevens zoals BTW-nummer en bankrekeningnummer;
• Gegevens verstrekt in het (pre)contractuele kader;
• Gegevens inzake IT-gebruik;
• KBO-nummer;
• Financiële gegevens zoals financiële transacties, wijze van financiering, kredietwaardigheid en bankgegevens;
• Arbeidsfunctie;
• Foto’s;
• Beeldopnamen van veiligheidscamera’s.

MAN verzamelt uw persoonsgegevens in verband met de Overeenkomst en de informatie die u haar bijkomend verstrekt in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst.

MAN verwerkt uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk, ter zake dienend en toereikend zijn voor de verwezenlijking van de verwerkingsdoeleinden.

4. Informatie aan derden

MAN maakt o.a. gebruik van de diensten van derden voor de verwerking van persoonsgegevens. Deze feitelijke verwerkers verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Europese principes inzake bescherming van persoonsgegevens. De overeenkomsten tussen MAN en de bovengenoemde feitelijke verwerkers bevatten de nodige garanties betreffende de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens en de conformiteit met de privacywetgeving. Wanneer MAN zich in bepaalde omstandigheden genoodzaakt ziet de gegevens aan derden door te geven, zal MAN erop toezien dat deze derden de wettelijke verplichtingen en garanties inzake de verwerking van persoonsgegevens naleven. Dit maakt een inspanningsverbintenis uit in hoofde van MAN.

A. Feitelijke verwerkers

MAN maakt o.a. gebruik van de diensten van externe feitelijke verwerkers voor de verwerking van persoonsgegevens in de volgende gevallen:

• Voor zover de mededeling van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor het aangaan of uitvoeren van de Overeenkomst, bijvoorbeeld inzake financiering van het object die het voorwerp uitmaakt van de Overeenkomst of in het geval van gezamenlijke verwerking van bestellingen met project-specifieke partners (o.a. autofabrikanten)
• In het kader van verwerking van bestellingen en het organiseren van klantenevents, klanttevredenheidsonderzoeken, versturen van nieuwsbrieven en het hosten en beheren van Customer Relationship Management (CRM) systemen;
• Het bewerkstelligen van een homogene stock die up-to-date is en voor controle van kredietwaardigheid waarbij u kerngegevens en contactgegevens worden gedeeld in een gecentraliseerde database en waartoe andere bedrijven deel uitmakende van de Volkswagen Group toegang kunnen hebben;
• Wanneer u toestemming heeft gegeven, kunnen we uw kerngegevens, contactgegevens, alsook gegevens gerelateerd aan een offerte of overeenkomst delen met geaffilieerde workshops contracten, dealers en vrije importeurs voor klantenservice, zoals het creëren van specifieke dienstaanbiedingen of regionale ondersteuning ter plaatse; om huur- en financieringsaanbiedingen te verstrekken waarbij we uw gegevens kunnen delen met overeenstemmende bedrijven deel uitmakende van de Volkswagen Group
• Wanneer er een land specifieke verplichting op ons rust om persoonsgegevens door te geven, bijvoorbeeld doorgifte aan financiële autoriteiten, rechtbanken en auditeurs;
• Wanneer we persoonsgegevens doorgeven aan geaffilieerde bedrijven of dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte (EER), dan vindt de transfer van persoonsgegevens slechts plaats wanneer de Europese Commissie heeft bevestigd dat er passend beschermingsniveau heerst in het derde land, of wanneer er andere adequate en voldoende garanties aanwezig zijn (bijvoorbeeld EU standaardclausules inzake gegevensbescherming of certificatie in overeenstemming met EU-U.S. Data Privacy Framework).

Een actueel overzicht van deze leveranciers is altijd te raadplegen op […]

B. Doorgifte op grond van een gerechtelijk bevel of toepasselijke regulering

MAN kan ertoe gehouden zijn om gehele of gedeeltelijke inzage te verlenen in uw persoonsgegevens indien:

• Een wettelijke verplichting en/of bevel van een gerechtelijke of administratieve overheid bestaat;
• Dit noodzakelijk blijkt voor de uitvoering van de Overeenkomst;
• MAN dit noodzakelijk acht om haar rechten te vrijwaren;
• U voorafgaandelijk een specifieke en schriftelijk toestemming heeft verstrekt.

5. Veiligheid

MAN levert alle redelijke inspanningen om uw persoonsgegevens te beveiligen.

Indien er, ondanks deze inspanningen, alsnog een inbreuk in verband met uw persoonsgegevens wordt gepleegd die waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, deelt MAN dit onverwijld mee, tenzij:

• Er passende technische en organisatorische beschermingsmaatregelen genomen zijn door MAN en deze maatregelen zijn toegepast op de persoonsgegevens waarop de inbreuk betrekking heeft;
• Er achteraf maatregelen zijn genomen door MAN om ervoor te zorgen dat het hoge risico zich waarschijnlijk niet meer zal voordoen;
• De mededeling een onevenredige inspanning zou vergen van MAN, in welk geval een openbare mededeling of soortgelijke maatregel volstaat.

Zodra MAN kennis heeft genomen van een inbreuk, verstrekt MAN u minstens zonder onredelijke vertraging:

• De aard van de inbreuk in verband met de persoonsgegevens;
• De naam en contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een ander contactpunt;
• De waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk;
• De maatregelen voorgesteld of genomen om de inbreuk aan te pakken en de eventuele nadelige gevolgen te beperken.

6. Uw rechten

MAN stelt alles in het werk opdat de persoonsgegevens in overeenstemming met de wettelijke vereisten worden verwerkt. De verwerking gebeurt met bijzondere aandacht voor de eerlijke en rechtmatige wijze waarop deze geschiedt met het oog op welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. MAN waakt erover dat de verwerkingshandelingen louter toereikend, ter zake dienend en niet overmatig gebeurt.

Daarenboven heeft u verschillende rechten, die de privacywet u toekent.

A. Recht van inzage

U heeft recht om te weten of MAN persoonsgegevens van u verwerkt alsook voor welke doeleinden de verwerking gebeurt, hoe lang uw persoonsgegevens worden bewaard, welke categorieën persoonsgegevens verwerkt worden en aan welke categorieën ontvangers deze persoonsgegevens worden verstrekt.

B. Recht op rectificatie

U kan om de verbetering van de onjuiste gegevens verzoeken en een aanvulling geven van onvolledige persoonsgegevens.

C. Recht op wissing van de gegevens

U beschikt over het recht om de persoonsgegevens te doen verwijderen, wanneer:

• De persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn ter verwezenlijking van de verwerkingsdoeleinden;
• U uw toestemming intrekt en er geen andere grondslag is voor de verwerking;
• Er bezwaar wordt gemaakt tegen de verwerking, direct marketingpraktijken of geautomatiseerde besluitvorming;
• De persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn;
• De persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een in het Unierecht of het lidstatelijk recht neergelegde wettelijke verplichting die op MAN rust;
• De persoonsgegevens zijn verzameld in verband met een aanbod van de informatiemaatschappij.

De aanvraag tot verwijdering kan geweigerd worden op grond van de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie, wettelijke verplichtingen, redenen van algemeen belang op gebied van volksgezondheid of algemeen belang in het kader van wetenschappelijk of historisch onderzoek, of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

D. Recht op beperking van de verwerking

Indien de verwerking wordt beperkt, mag MAN uw persoonsgegevens, met uitzondering van de opslag ervan, slechts verwerken met uw toestemming, voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon, of om gewichtige redenen van algemeen belang voor de Unie of voor een lidstaat.

U kan de beperking van het verwerken van de persoonsgegevens verkrijgen indien:

• De juistheid van de persoonsgegevens door u wordt betwist, gedurende een periode die MAN in staat stelt de juistheid te controleren;
• De verwerking onrechtmatig is, en u zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en in de plaats daarvan verzoekt om de beperking van het gebruik ervan;
• MAN de gegevens niet meer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden, maar u ze nodig heeft voor de instelling, de uitoefening of de onderbouwing van een rechtsvordering.

Indien de beperking van de verwerking wordt opgeheven, brengt MAN u hier voorafgaandelijk van op de hoogte.

E. Recht op overdraagbaarheid

U heeft steeds het recht de persoonsgegevens die op u van toepassing zijn te verkrijgen in een vorm die gestructureerd, gangbaar en leesbaar voor een machine is. U kan MAN ook verzoeken deze gegevens rechtstreeks naar een andere verwerkingsverantwoordelijke door te zenden, indien dit technisch mogelijk is.

F. Recht van bezwaar

U bent bovendien gerechtigd om wegens zwaarwegende en gerechtvaardigde redenen die verband houden met uw bijzondere situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van u betreffende gegevens. Dit bezwaar kan u uiten tegen:

• De verwerking op basis van de vervulling van een taak van algemeen belang of een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan MAN is opgedragen of
• voor de verwerking ter behartiging van de gerechtvaardigde belangen van MAN of van een derde, tenzij de gerechtvaardigde gronden van MAN zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of wanneer MAN redenen inroept die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
• Iedere vorm van direct marketing, met inbegrip van profilering die hierop betrekking heeft.

G. Recht op een klacht

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, meer bepaald de Belgische bevoegde autoriteit, wanneer u meent een inbreuk vast te stellen bij de verwerking van uw persoonsgegevens.

H. Uitoefening van uw recht

MAN neemt alle nodige maatregelen om u toe te laten uw rechten kosteloos uit te oefenen. Wanneer een verzoek echter kennelijk ongegrond of buitensporig blijkt (bijvoorbeeld omwille van het repetitieve karakter), houdt MAN zich het recht voor om een redelijke vergoeding aan te rekenen of het verzoek te weigeren.

Om uw rechten uit te oefenen, dient u een gedagtekend en ondertekend verzoek aan MAN te richten op het adres of het e-mailadres opgenomen in de preambule. Bij dit verzoek voegt u verplicht een bewijs van identiteit, bij voorkeur een kopie van uw identiteitskaart.

Indien uw verzoek aan alle voorwaarden voldoet, is MAN verplicht hieraan gevolg te geven binnen 30 dagen na de ontvangst ervan. Naargelang de complexiteit van uw verzoek, kan deze termijn met twee maanden verlengd worden.

Indien MAN beslist om geen gevolg te geven aan uw verzoek, deelt zij u dit binnen 30 dagen mee, met opgave van de redenen die hebben geleid tot het zonder gevolg blijven van uw verzoek.

U kan telkens een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit of een beroep instellen bij de rechter indien u het niet eens bent met de beslissing van MAN.

7. Bewaarperiode van persoonsgegevens

MAN bewaart uw persoonlijke informatie tot 2 jaar na de laatste contactopname tenzij een andere bewaarperiode wettelijk verplicht is of noodzakelijk ter bewaring.

8. Toestemming

Door de aanvaarding van dit privacy beleid, gaat u er uitdrukkelijk mee akkoord dat MAN de verzamelde gegevens (zie punt 2) gebruikt in het kader van haar verwerkingsdoeleinden (zie punt 1).

U hebt het recht uw toestemming te allen tijde in te trekken voor de verwerking die op deze toestemming gebaseerd is. Deze intrekking laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming voor de intrekking daarvan onverlet.

U kan dit recht uitoefenen zoals omschreven in punt 6.H. van dit privacy beleid.