Notice informative concernant la Protection des Données pour les autres Partenaires Commerciaux

1. Informations générales

a) Introduction

La protection de vos droits individuels dans le cadre du traitement des données personnelles est une des principales préoccupations des entreprises du Groupe MAN (ci-après désigné « MAN »). Notre traitement des données est conforme aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données de l’Union Européenne (RGPD) ainsi qu’aux lois du pays dans lequel le responsable du traitement des données est basé.

Qui plus est, les entreprises MAN se sont engagées à offrir une protection des données personnelles exhaustive et uniformisée via l’application d’une politique juridiquement contraignante à l’échelle du Groupe. Cela permet de garantir un niveau de protection international au sein de MAN, comparable à celui de l’Allemagne et de l’Union Européenne.

En outre, nos collaborateurs sont tenus de garantir la confidentialité des données tout au long de leur traitement.

b) Responsable du traitement des données, interlocuteur et informations

Le responsable du traitement de vos données, tel qu’il est défini par les lois sur la protection des données, est l’entreprise du Groupe MAN qui traite vos données dans le cadre d’une relation contractuelle existante ou naissante.

Si vous avez la moindre question concernant la protection de vos données, veuillez contacter le délégué à la protection des données de l’entreprise MAN avec laquelle vous entretenez ou débutez une relation contractuelle.

Vous trouverez ici la liste des délégués à la protection des données de MAN.

2. Collecte et traitement des données personnelles

a) Restriction d’utilisation à certaines fins et base juridique

MAN traite vos données personnelles dans le but d’exécuter et de gérer une relation contractuelle déjà existante ou commençant avec vous. Dans ce contexte, vos données personnelles sont traitées pour diverses finalités, dans le cadre de plusieurs activités.

b) Sources des données

En règle générale, vos données personnelles sont collectées directement auprès de vous, dans le cadre d’une relation contractuelle existante ou en train de commencer.

c) Obligation de fournir des données

Vous devez fournir au responsable de traitement les données personnelles nécessaires dans le cadre de votre relation contractuelle, à défaut de quoi MAN ne pourra pas remplir ses obligations légales et démarrer une relation contractuelle.

d) Objectifs visés par les activités de traitement de données

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des objectifs visés par nos activités de traitement de données:

Conduire des appels d'offres pour des produits et services

Envoyer des demandes, obtenir des devis, examiner le contenu commercial des devis et leur exhaustivité, ou encore entamer des négociations.

Traitement des commandes (produits et services)

Rédiger, soumettre, envoyer et effectuer le suivi des commandes dans le système.

Assistance aux fournisseurs

Communiquer concernant les produits ou les services, répondre aux questions et aux demandes de renseignements, ou encore gérer les bottlenecks et les risques.

Contrôle de l’approvisionnement

Chiffres des ventes concernant les fournisseurs et/ou numéros de référence.

Conformité aux obligations légales

Conformité aux obligations en matière de conservation des documents, en veillant au respect des exigences en matière de compliance par le biais de vérifications (par exemple : vérification de la liste des sanctions et blanchiment d’argent), gestion du système de contrôle interne (ICS) et des autres systèmes de contrôle, afin de garantir la conformité des processus commerciaux aux règlementations en vigueur.

Les données traitées peuvent être classées dans les catégories de données suivantes:

• Contacts professionnels et données organisationnelles (de travail)
• Données relatives à l’usage de l’informatique
• Informations concernant les circonstances et les caractéristiques personnelles / professionnelles
• Solvabilité et informations bancaires
• Données contractuelles

Les activités de traitement susmentionnées s’appuient sur les bases juridiques suivantes:

• Consentement pour une ou plusieurs finalités spécifiques (Art. 6(1)(a) du RGPD)
• Exécution du contrat ou de mesures précontractuelles (Art. 6(1)(b) du RGPD)
• Respect d'une obligation légale (Art. 6(1)(c) du RGPD)
• Intérêts légitimes poursuivis par le responsable de traitement (Art. 6(1)(f) du RGPD)
  • Existence d’une relation pertinente et appropriée entre le responsable du traitement des données et la personne concernée
  • Prévention de la fraude
  • Publicité/communication directe
  • Transfert de données au sein d’un groupe commercial à des fins de gestion interne (y compris les données des clients et des employés)

3. Transfert de données personnelles

Dans certains cas, vos données personnelles peuvent également être communiquées à d’autres organismes :

Si vos données personnelles doivent être divulguées pour exécuter ou commencer la relation contractuelle, comme cela peut se révéler nécessaire dans le cadre du financement du projet faisant l'objet du contrat, ou dans le cadre d’un traitement de commande commun avec des partenaires sur un projet spécifique (par exemple : avec des carrossiers).

Nous communiquerons également vos données personnelles à nos prestataires de services participant au traitement des commandes (par exemple, pour la numérisation des factures papier et la fourniture d'une plateforme fournisseur).

Vos données de base et vos coordonnées sont divulguées par le biais d’une base de données centralisée, qui permet d’obtenir un ensemble de données uniforme et actualisé, et qui sert également pour la vérification de la solvabilité (d'autres entreprises du Groupe Volkswagen peuvent également accéder à cette base de données).

Si vous y consentez, nous pourrons également transmettre vos données de base et vos coordonnées, ainsi que les données relatives aux offres et aux commandes, aux entreprises concernées du Groupe Volkswagen, pour une assistance fournisseur, comme par exemple la communication.

Si nous devons nous conformer à des obligations légales spécifiques à un pays en ce qui concerne la divulgation de vos données personnelles (par exemple : pour le transfert de vos données à des organismes financiers, des tribunaux ou des cabinets d’audit).

Afin de garantir un niveau de confidentialité élevé pour vos données, des contrats relatifs à la confidentialité des données ont été conclus avec toutes les entreprises de MAN et du Groupe Volkswagen qui reçoivent ces données.

Si nous devons transférer des données personnelles à des filiales ou à des prestataires de services situés en dehors de l’Espace Économique Européen (EEE), le transfert ne pourra être effectué que si la Commission Européenne confirme que le pays tiers dispose d’un niveau de confidentialité des données adéquat, ou que d’autres garanties adéquates et suffisantes en matière de protection des données ont été mises en place (par exemple, les Clauses Contractuelles Standard de l’UE, ou les certifications de conformité au Privacy Shield de l’Union Européenne/des Etats-Unis).

4. Conservation et suppression des données

Nous supprimons vos données personnelles dès qu’elles ne sont plus nécessaires aux fins des objectifs précédemment décrits.

Vos données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire exigée par la loi, ou pendant la durée des délais de prescription légaux, ceci afin de respecter les obligations légales en matière de fourniture de preuves ou de conservation des documents, conformément par exemple aux règles du Code civil ou du Code de commerce.

Hormis ces conditions, les données sont uniquement conservées si d’autres obligations contractuelles ou impératives l’exigent, entre autres en matière de responsabilité produits.

5. Vos droits

Vous avez le droit d’être informé de tous les aspects qui touchent aux données qui vous concernent, et vous avez le droit de corriger ces données. Sauf disposition légale contraire, vous avez également le droit de supprimer vos données et de vous opposer à leur traitement, ainsi que le droit de limiter le traitement de vos données. Qui plus est, vous avez droit à la portabilité de vos données.

Si nous collectons et traitons vos données avec votre consentement, vous avez également le droit de révoquer le consentement que vous nous avez accordé, ce qui s’appliquera pour tout traitement ultérieur. Cela n’affectera pas la légalité du traitement des données effectué avec votre consentement jusqu’à ce que vous révoquiez ce consentement.

Si nécessaire, nous pourrons avoir besoin de vérifier votre identité avant de traiter vos demandes.

Si, malgré nos efforts pour tenir à jour vos données et garantir leur exactitude, des informations incorrectes ont été enregistrées, nous corrigerons ces données à votre demande.

En cas de réclamation, vous avez la possibilité de contacter une autorité de contrôle en matière de protection des données.

6. Décisions automatisées

Nous ne procédons à aucune décision automatisée, au sens des Art. 22 (1) et (4) du RGPD.

7. Sécurité

MAN met en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles afin de protéger vos données contre toute manipulation, perte ou destruction accidentelle ou intentionnelle, et afin d’empêcher toute personne non autorisée d’y accéder.

Nos mesures de sécurité, comme le cryptage des données, sont régulièrement améliorées en fonction des dernières avancées technologiques.