OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Informacje ogólne

a) Wprowadzenie

Ochrona Twoich praw osobistych przy przetwarzaniu danych osobowych jest bardzo ważna dla spółek z grupy MAN. Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z przepisami Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych UE (RODO) oraz zgodnie z regulacjami prawnymi kraju, w którym ma siedzibę administrator przetwarzanych danych osobowych.

Ponadto, spółki w Grupie MAN zobowiązały się do zapewnienia pełnej oraz jednolitej ochrony danych osobowych poprzez wdrożenie wiążącej polityki dla Grupy. Zapewnia ona w Grupie Man na całym świecie poziom ochrony danych, który jest porównywalny do tego w Niemczech oraz Unii Europejskiej.

Co więcej, nasi pracownicy są zobowiązani zachować w poufności oraz chronić wszelkie dane osobowe, które są im udostępniane.

b) Administrator i osoba kontaktowa

Administratorem Twoich danych osobowych jest MAN Truck & Bus Polska sp. z o.o. (dalej jako „Administrator” lub „MAN”), z siedzibą w Wolicy przy alei Katowicka 9, 05-830 (poczta Nadarzyn).

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych (IOD), z którym można kontaktować się pod adresem pocztowym siedziby Administratora, elektronicznie poprzez adres e-mail: dane.osobowe@man.eu , lub poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie Internetowej we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych

2. Zbieranie oraz przetwarzanie danych osobowych

a) Ograniczenie celu przetwarzania danych osobowych

MAN przetwarza Twoje dane osobowe w celu zawarcia oraz zarządzania istniejącymi relacjami umownymi z Tobą oraz takimi, które mają być zawarte. Dane będą również zbierane w celach umożliwienia udziału w programie lojalnościowym MAN Trucker’s World, powiązanych z nim konkursach oraz w celach marketingowych. W tym kontekście Twoje dane osobowe przetwarzane są dla różnych celów jako część szeregu procesów przetwarzania.

b) Źródła danych

Twoje dane osobowe są zbierane bezpośrednio od Ciebie. W przypadku korzystania z usługi ServiceCare na platformie RIO, Twoje dane są udostępniane przez MAN SE, z siedzibą w Monachium.

c) Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w zakresie danych przetwarzanych na podstawie obowiązku prawnego oraz wykonania umowy i podjęcia działań przed jej zawarciem, niezbędne do zawarcia i realizacji umowy pomiędzy Tobą a MAN. Podanie danych jest zatem niezbędne do realizacji towarów, zleceń i usług oferowanych Tobie przez MAN.

Niepodanie danych niezbędnych do kontaktu, w tym wysyłki informacji marketingowych, do badania zadowolenia lub do zapisania się do programu lojalnościowego MAN Trucker’s World, uniemożliwi korzystanie z programu lojalnościowego, kontaktowanie oraz dostarczenie informacji o produktach i usługach MAN.

d) Cel przetwarzania danych

Poniżej przedstawiono przegląd celów operacji przetwarzania:

Analiza rynku

Analiza i statystyka rynku - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, gdzie uzasadnionym interesem jest możliwość dokonywania analiz i statystyk prowadzonych przez niego działań zawarta w art. 6 ust. 1 lit f) RODO.

Kontakt

Możliwość udzielenia odpowiedzi na zadane przez Ciebie pytanie – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f) RODO.), gdzie uzasadnionym interesem jest opieka nad Klientem oraz udzielanie odpowiedzi na zadane pytania

Komunikacja marketingowa oraz identyfikacja nowych klientów

• marketing bezpośredni produktów i usług własnych MAN – podstawą prawną przetwarzania danych jest Twoja zgoda na podstawie art. 6 ust. 1 lit a) RODO
• profilowanie dla określenia preferencji lub potrzeb w zakresie produktów lub usług oraz przedstawienia odpowiedniej oferty – podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora, gdzie uzasadnionym interesem jest prowadzenie marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług zawarta w art. 6 ust. 1 lit f) RODO;

Przygotowywanie ofert cenowych

Konfigurator produktu oraz przygotowanie ofert cenowych usług dostosowanych do produktu oraz pojazdu, oferty cenowe dotyczące finansowania oraz wypożyczania. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit b) RODO, tj. podjęcie działań przed zawarciem umowy.

Przetwarzanie zamówienia

Wypełnianie formularza zamówienia, proces płatności, opcje płatności, warunki dostawy, zgodność z wymogami ustawowymi, takimi jak fakturowanie, księgowość oraz wymogi dotyczące audytu, wewnętrzne księgowanie kosztów, controlling (np. wynagrodzenia, obciążenia zwrotne oraz kompensacja), sprawozdawczość (np. jakość danych, zarządzanie oraz planowanie celów), sprawozdawczość oraz planowanie sprzedaży, kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), zarządzanie roszczeniami/ posiłkami biznesowymi. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit b) RODO, tj. wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem.

Optymalizacja procesów produkcji oraz jakości pojazdów

Zapisywanie danych dotyczących pojazdów (np. niezawodność, ocenianie oraz określanie KPI dotyczących zmniejszenia spalania oraz zużycia), jak również kodów błędów w związku z diagnostyką błędów oraz zapobieganiem błędom, analiza danych pojazdu w celu poprawy jakości funkcji pojazdu oraz optymalizacji produktu oraz usługi. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit b) RODO, tj. wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem.

Dostawa produktu

Wręczenie pojazdu. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit b) RODO, tj. wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem

Serwis pojazdu

Wykonanie akcji serwisowej. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit b) RODO, tj. wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem

Zapisywanie oraz analiza informacji zwrotnej od konsumenta (określanie poziomu satysfakcji konsumenta)

Badania satysfakcji z produktów i usług – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f) RODO.), gdzie uzasadnionym interesem jest opieka nad Klientem oraz podnoszenie jakości swoich produktów i usług

Marketing posprzedażowy

Szkolenia dotyczące produktów i usług, oraz udostępnianie aplikacji oraz programów i aplikacji EDP. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit b) RODO, tj. wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem

Planowanie oraz przetwarzanie zamówień warsztatów

Ułatwianie usług naprawy (uzgadnianie spotkań przez telefon i e-mail). Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit b) RODO, tj. wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem

Zwracanie pojazdu

Umowy dotyczące odkupienia, sprzedaż pojazdów używanych. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit b) RODO, tj. wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem

Zapewnienie zgodności z wymogami prawnymi

Zapewnienie zgodności z okresami przechowywania, akcje przywoławcze pojazdów. zapewnienie, że wymogi zgodności są spełnione poprzez kontrole (np. sprawdzanie z listą podmiotów objętych sankcjami oraz w związku z praniem pieniędzy), zarządzanie wnioskami w sprawie realizacji Twoich uprawnień wynikających z RODO, prowadzenie wewnętrznego systemu kontroli (ICS) oraz inne systemy monitorowania, zapewniające że procesy biznesowe pozostają w zgodności z regulacjami. Podstawą prawną jest obowiązek prawny ciążący na administratorze (art. 6 ust 1 lit. c) RODO)

Gwarancja i rękojmia

Realizacja prawa z rękojmi lub gwarancji związanej z Twoim zamówieniem. Podstawą prawną jest obowiązek prawny ciążący na administratorze (art. 6 ust 1 lit. c) RODO)

Świadczenie usług dodatkowych

Przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji usługi MAN ServiceCare lub MAN Telematics. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit b) RODO, tj. wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem

Program lojalnościowy Man Trucker’s World

Realizacja programu lojalnościowego MAN Trucker’s World oraz związanych z nim konkursów dla klubowiczów. Podstawą prawną przetwarzania danych jest zobowiązanie umowne wynikające z Regulaminu programu lojalnościowego MAN Trucker’s World - art. 6 ust. 1 lit. b) RODO

Przetwarzane dane mogą być zaklasyfikowane do następujących kategorii:

• Kontakty zawodowe oraz dane organizacyjne (dotyczące pracy)
• Dane dotyczące korzystania z systemów informatycznych
• Dane osób zainteresowanych ofertą handlową MAN
• Dane klientów
• Dane klubowiczów programu MAN Trucker’s World
• Dane dotyczące okoliczności zawodowych oraz charakterystyka zawodowa
• Wiarygodność kredytowa oraz dane bankowe
• Dane dotyczące umowy/zamówienia/serwisu
• Dane dotyczące korzystania z pojazdu obejmujące numer VIN/ tablice rejestracyjne – ustawienia użytkownika, multimedia, nawigacja – dane pochodzące z wykorzystania pojazdu połączone z numerem VIN/ tablicą rejestracyjną oraz dotyczące obsługi lub korzystania z pomocy drogowej oraz dotyczące ustawień użytkownika np. dopasowanie fotela, preferowany kanał radiowy, ustawienia klimatyzacji, dane nawigacyjne, dane kontaktowe e-mail/ SMS
• Specjalna kategoria: wizerunek oraz nagranie wideo

3. Przekazywanie danych osobowych

W niektórych przypadkach Twoje dane osobowe mogą być również udostępnione innym podmiotom:

Twoje podstawowe dane oraz dane kontaktowe są udostępniane w centralnej bazie danych w celu zapewnienia zuniformizowanego oraz aktualnego zestawu danych oraz w celu branżowej wymiany danych (inne spółki w ramach Grupy Volkswagen również mogą uzyskać dostęp do tej bazy danych).

Ponadto, dane mogą zostać przekazane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora, m.in.: podmiotom przetwarzającym dane w celu windykacji należności, centrom telefonicznym, towarzystwom ubezpieczeniowym, firmom leasingowym, wykonawcom zabudów, podmiotom świadczącym usługi pocztowe, dostawcom usług IT, agencjom marketingowym, firmom badającym poziom zadowolenia Klienta, podmiotom niszczącym i archiwizującym dokumenty, a także świadczącym usługi serwisowe oraz pogwarancyjne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umów zawartych z Administratorem i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami

W celu zapewnienia wysokiego poziomu ochrony prywatności zostały zawarte umowy dotyczące prywatności z wszystkimi spółkami w Grupie MAN oraz Volkswagen, które otrzymują dane.

Poza wymienionymi podmiotami Twoje dane mogą zostać udostępnione wyłącznie podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa.

4. Przechowywanie oraz usuwanie danych

W razie przetwarzania twoich danych osobowych w celu uczestniczenia w programie lojalnościowym MTW, dane będą przetwarzane do momentu wystąpienia z Klubu MAN Trucker’s World. Twoje dane osobowe będą również przetwarzane przez okres umożliwiający rozpatrywanie reklamacji, w tym przechowywane do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub wygaśnięcia obowiązku archiwizacji danych wynikającego z przepisów prawa, w szczególności obowiązku dotyczącego przechowywania dokumentów księgowych. MAN przestanie wcześniej przetwarzać dane na potrzeby marketingu produktów i usług, w tym profilowania, jeżeli zgłosisz sprzeciw wobec przetwarzania danych w tych celach. W razie przetwarzanie danych osobowych w oparciu o wyrażoną przez zgodę, Twoje dane będą przechowywane do momentu wycofania zgody.

5. Twoje prawa

Posiadasz następujące prawa, które możesz zrealizować wobec każdego z Administratorów:

• dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora, w tym do profilowania danych;
• w przypadku, w którym podstawą przetwarzania jest zgoda, w związku z jej dobrowolnością, możesz ją w każdym momencie wycofać. Wycofanie zgody nie wpłynie na zgodność przetwarzania z prawem, dokonanego przed jej wycofaniem;
• przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim Twoje dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy lub na podstawie zgody.

W celu realizacji swoich uprawnień skontaktuj się z Administratorem bezpośrednio lub za pomocą Inspektora Ochrony Danych, do którego kontakt został podany powyżej.

6. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji w odniesieniu do osób w rozumieniu art. 24 ust. 1 oraz ust. 4 RODO.

7. Bezpieczeństwo

MAN chroni Twoje dane za pomocą technicznych oraz organizacyjnych środków bezpieczeństwa przed przypadkową lub zamierzoną manipulacją, utratą, zniszczeniem oraz dostępem osób nieupoważnionych.

Nasze środki bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie są regularnie ulepszane zgodnie z rozwojem technologicznym.

Bezpieczeństwo Twoich danych jest dla nas priorytetem, jeśli jednak uznasz, że przetwarzając Twoje dane osobowe naruszamy przepisy RODO, masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych