VARSTVO PODATKOV

1. Splošne informacije

a) Uvod

Zaščita vaših osebnih pravic pri obdelavi osebnih podatkov je za podjetja skupine MAN Group (v nadaljevanju "MAN") izjemno pomembna. Vaše podatke obdelujemo v skladu z določbami Splošne uredbe o varstvu podatkov EU (GDPR) in v skladu s pravnimi predpisi države, v kateri se nahaja upravljavec podatkov.

Poleg tega so se podjetja skupine MAN obvezala, da bodo zagotovila obsežno in enotno zaščito osebnih podatkov s tem, ko bodo izvajala zavezujočo politiko Skupine. V okviru skupine MAN to zagotavlja po celem svetu nivo zaščite, ki je primerljiv s tistim v Nemčiji in v ostalih državah Evropske unije.

Poleg tega so naši uslužbenci obvezani ohranjati tajnost pri ravnanju z osebnimi podatki.

b) Upravljavec podatkov, kontaktna oseba in podatki

Upravljavec podatkov je v skladu z zakonom o varstvu podatkov podjetje MAN, ki obdeluje vaše podatke v okviru obstoječega ali morebitnega pogodbenega razmerja.

Če imate kakršnakoli vprašanja, stopite v stik s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov/koordinatorjem za varstvo podatkov podjetja MAN, s katerim ste sklenili ali ste v postopku sklenitve pogodbenega razmerja.

Pooblaščene osebe za varstvo podatkov/koordinatorji za varstvo podatkov pri podjetju MAN so navedeni na tej povezavi .

2. Zbiranje in obdelava osebnih podatkov

a) Omejitev namena zbiranja in pravna podlaga

MAN obdeluje vaše osebne podatke pri izvedbi in upravljanju obstoječega ali načrtovanega pogodbenega razmerja z vami. V tem okviru vaše osebne podatke obdelujemo za različne namene preko različnih postopkov obdelave.

b) Vir podatkov

Praviloma zbiramo vaše osebne podatke neposredno od vas v okviru obstoječega ali načrtovanega pogodbenega razmerja.

c) Obveznost zagotavljanja podatkov

Obdelovalcu podatkov morate posredovati osebne podatke, ki so potrebni za izvedbo pogodbenega razmerja. Če teh podatkov ne posredujete, podjetje MAN ne bo moglo izpolniti ustreznih pravnih obveznosti in vstopiti v pogodbeno razmerje z vami.

d) Predvideni namen zbiranja podatkov

V nadaljevanju navajamo pregled predvidenih namenov našega zbiranja podatkov:

Sodelovanje v razpisu za storitve in izdelke

Pošiljanje prošenj, priprava neobičajnih ponudb, pregled poslovanja v celoti, pregled ponudb in pogajanje.

Obdelava naročil (za izdelke in storitve)

Izpolnjevanje, oddaja, pošiljanje in sledenje naročil v sistemu.

Podpora dobavitelja

Komunikacija glede izdelkov ali storitev, odgovarjanje na vprašanja in prošnje, upravljanje ''ozkih grl'' in tveganja.

Nadzor nad javnim naročanjem

Podatki o prodaji dobaviteljev in/ali številke del.

Za izpolnjevanje pravnih obveznosti

Pri upoštevanju splošne obveznosti hrambe podatkov, zagotavljanju izpolnjevanja zahtev za skladnost v obliki pregledov (npr. pregled seznamov sankcij in preprečevanja pranja denarja), upravljanju sistema za notranji nadzor (ICS) in ostalih nadzornih sistemov, ki zagotavljajo, da so poslovni postopki v skladu s predpisi.

Obdelane podatke razvrščamo v naslednje kategorije:

• Podatki o poslovnem stiku in organizacijski podatki
• Podatki o uporabi informacijske tehnologije
• Podatki o osebnih/poslovnih razmerah in lastnostih
• Kreditna sposobnost in podatki o banki
• Pogodbeni podatki

Prej omenjene postopke obdelave podatkov izvajamo z naslednjo pravno podlago:

• Posameznik je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov (Čl. 6(1)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov)
• Obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe (Čl. 6(1)(b) Splošne uredbe o varstvu podatkov)
• Obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti (Čl. 6(1)(c) Splošne uredbe o varstvu podatkov)
• Obdelava je potrebna za usklajevanje interesov (Čl. 6(1)(f) Splošne uredbe o varstvu podatkov)
  • Med upravljavcem podatkov in posameznikom obstaja zadevno in ustrezno razmerje
  • Za preprečevanje goljufij
  • Za neposredno oglaševanje
  • Potreben je prenos podatkov znotraj skupine za namene notranjega upravljanja (prenos zajema podatke o strankah in uslužbencih)

3. Prenos osebnih podatkov

V določenih primerih lahko vaše osebne podatke delimo z ostalimi organi:

Če je razkritje vaših osebnih podatkov potrebno za izvedbo ali pričetek pogodbenega razmerja, na primer v primeru financiranja predmeta pogodbe ali skupne obdelave naročil s partnerji v posameznem projektu (npr. proizvajalci karoserije).

Vaše osebne podatke prav tako delimo s ponudniki storitev, ki so naši podizvajalci za obdelavo naročil (npr. pri digitalizacija papirnatih računov in vzdrževanju platforme dobaviteljev).

Vaši osnovni podatki in podrobnosti o pogodbi so zabeleženi v centralizirani bazi podatkov z namenom zagotavljanja enotne in veljavne zaloge podatkov in za preverjanje kreditne sposobnosti (ostala podjetja skupine Volkswagen Group imajo prav tako dostop do te baze podatkov).

Če ste dali svoje soglasje, lahko vaše osnovne podatke in podrobnosti o pogodbi ter izbrano ponudbo in podatke o naročilih delimo tudi z ustreznimi podjetji skupine Volkswagen Group za namene dajanja podpore strankam od dobaviteljev, kot je na primer komunikacija s strankami.

Če smo primorani upoštevati pravne predpise določene države glede razkritja vaših osebnih podatkov, npr. prenos podatkov finančnim organom, sodiščem ali revizorjem.

Za zagotavljanje visoke stopnje zasebnosti podatkov smo sklenili pogodbe o varstvu osebnih podatkov z vsemi podjetji znotraj skupine MAN in Volkswagen Group, ki imajo dostop do teh podatkov.

V primeru prenosa osebnih podatkov povezanim družbam ali ponudnikom storitev izven Evropskega gospodarskega prostora (EGP), bo ta prenos potekel le če je Evropska komisija potrdila, da ima ta tretja država zadostno stopnjo zasebnosti podatkov ali pa obstajajo ustrezna in zadostna jamstva za varstvo podatkov (npr. standardne pogodbene klavzule EU ali podelitev certifikata v skladu z zasebnostnim ščitom EU/ZDA).

4. Shranjevanje in izbris podatkov

Vaše osebne podatke bomo izbrisali takoj, ko ne bodo več potrebni za prej omenjene namene.

Vaše osebne podatke bomo hranili v zakonsko določenem obdobju ali dokler se nanaša nanje zakonsko določena časovna meja. To pravilo obstaja zaradi pravnih obveznosti do predložitve dokazov in hrambe podatkov, katere ureja zakonodaja vključno z Bürgerliches Gesetzbuch (BGB – nemški civilni zakonik), Handelsgesetzbuch (HGB – nemški trgovinski zakonik), in Abgabenordnung (AO – nemški davčni zakonik).

Poleg tega podatke shranjujemo le če v povezavi s tem obstajajo zakonsko določene ali pogodbene obveznosti, na primer glede odgovornosti za izdelek.

5. Vaše pravice

Pravico imate, da ste obveščeni o podatkih, ki se vas tičejo in da svoje podatke popravite. Če ne obstajajo nobene zakonske obveznosti, ki bi narekovala drugače, imate pravico do izbrisa vaših podatkov in ugovora za obdelavo vaših podatkov ter pravico do omejitve obdelave vaših podatkov. Prav tako imate pravico do prenosljivosti podatkov.

Če vaše osebne podatke zbiramo in obdelujemo z vašo privolitvijo, imate prav tako pravico, da soglasje odvzamete, pri čemer se preklic nanaša na podatke zbrane od tistega trenutka naprej. Obdelava podatkov, ki je potekala z vašim soglasjem, dokler ga niste odvzeli, je bila zakonita in se ne izniči z vašim odvzemom soglasja.

Po potrebi bomo preverili vašo identiteto pred obravnavo vaših prošenj.

Če so shranjene napačne informacije ne glede na naš trud po vzdrževanju natančnih in dejanskih podatkov, bomo te informacije popravili na podlagi ustrezne prošnje.

Z morebitnimi pritožbami se lahko obrnete na nadzorni organ za varstvo podatkov.

6. Avtomatizirano sprejemanje odločitev

Avtomatiziranega sprejemanja odločitev v smislu 22. člena (1) & (4) Splošne uredbe o varstvu podatkov ne podpiramo.

7. Varnost

MAN uporablja tehnične in organizacijske varnostne ukrepe za zaščito vaših podatkov pred morebitno nenamerno ali načrtno manipulacijo, izgubo ali uničenjem in za preprečevanje dostopa nepooblaščenim osebam.

Naše varnostne ukrepe, kot na primer šifriranje podatkov, redno izboljšujemo v skladu s tehnološkim razvojem.